Железнодорожный подвижной состав, обращающийся на путях общего пользования в соответствии с законом «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» № 17-ФЗ, в обязательном порядке подлежит полномерному учету. Для грузовых вагонов выполнение требований законодательства реализовано путем ведения автоматизированного банка данных технических паспортов вагонов, который формируется главным вычислительным центром ОАО «РЖД» (АБД ПВ ГВЦ). В базе данных содержатся сетевые номера всех грузовых вагонов, курсирующих по путям общего пользования, а так же их учетные данные, включая основные технические параметры, сведения о комплектации, выполненном пробеге, сроки службы и т.д.
В рамках функционирования системы железнодорожного транспорта не единичны случаи расхождения фактических параметров подвижного состава с учетными данными АБД ПВ ГВЦ. При выявлении таких расхождений дальнейшая эксплуатация подвижного состава на сети возможна только после уточнения учетных данных и приведения в соответствие сведений информационной базы.
Корректировка сведений о грузовом вагоне может проводится в рамках выполнения плановых ремонтов. Однако корректировки, связанные с изменением модели или года постройки подвижного состава выполняются только по результатам комиссионного осмотра с участием представителя инфраструктуры, вагоноремонтного предприятия, Росжелдора и с привлечением специализированной экспертной организации.
При этом, комплекс работ включает выездное обследование подвижного состава с применением методов неразрушающего контроля, идентификации конструктивных признаков, установления заводской маркировки.
По результатам обследования оформляются отчетные материалы, на основании которых в установленном порядке производится процедура перерегистрации с изменением учетных данных.
В случае выявления в процессе эксплуатации грузового вагона разночтений относительно модели или года его постройки ООО «ЭЦПС» предлагает организацию процедуры уточнения параметров в целях дальнейшей перерегистрации вагона «под ключ».